Outsourcing
terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan
kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa
Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya
dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya
non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui
perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh. Mengapa
kita harus mengalihkan pekerjaan yang sifatnya non-core? Karena perusahaan lain
dapat mengerjakannya dengan lebih murah, lebih cepat, lebih baik dan yang lebih
utama lagi adalah... karena kita punya pekerjaan lain yang sifatnya core yang
lebih penting.
Dasar Hukum Outsourcing
Dasar
hukum outsourcing adalah Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan
(Pasal 64) “Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada
perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan
jasa Pekerja/Buruh yang dibuat secara tertulis.”
Berdasarkan ketentuan
pasal di atas, outsourcing dibagi menjadi dua jenis:
1.
Pemborongan pekerjaan
Yaitu
pengalihan suatu pekerjaan kepada vendor outsourcing, dimana vendor bertanggung
jawab sepenuhnya terhadap pekerjaan yang dialihkan beserta hal-hal yang
bersifat teknis (pengaturan operasional) maupun hal-hal yang bersifat
non-teknis (administrasi kepegawaian). Pekerjaan yang dialihkan adalah
pekerjaan yang bisa diukur volumenya, dan fee yang dikenakan oleh vendor adalah
rupiah per satuan kerja (Rp/m2, Rp/kg, dsb.). Contoh: pemborongan pekerjaan
cleaning service, jasa pembasmian hama, jasa katering, dsb.
2.
Penyediaan jasa Pekerja/Buruh
Yaitu
pengalihan suatu posisi kepada vendor outsourcing, dimana vendor menempatkan karyawannya
untuk mengisi posisi tersebut. Vendor hanya bertanggung jawab terhadap
manajemen karyawan tersebut serta hal-hal yang bersifat non-teknis lainnya,
sedangkan hal-hal teknis menjadi tanggung jawab perusahaan selaku pengguna dari
karyawan vendor.
Keuntungan Melakukan
Outsourcing
Ada
beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan
outsourcing adalah:
1.
Fokus pada kompetensi utama
Dengan
melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal
ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber
daya (SDM dan keuangan) yang ada. Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan
memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara
mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor
outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan
strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan
pendapatan perusahaan.
2.
Penghematan dan pengendalian biaya operasional
Salah
satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan
mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan
memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang
menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi
karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala
besar) dalam mengelola SDM. Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah
core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor
outsourcing. Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor
outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus
anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi
SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan. Hal
ini tentunya akan mengurangi biaya overhead perusahaan dan dana yang dihemat
dapat digunakan untuk proyek lain yang berkaitan langsung dengan peningkatan
kualitas produk/jasa.
3.
Memanfaatkan kompetensi vendor
outsourcing
Karena
core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor
outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini
dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka
dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan.
4.
Perusahaan menjadi lebih ramping dan
lebih gesit dalam merespon pasar
Setiap
perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya.
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang
terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak
berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada
pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat
meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan.
5.
Mengurangi resiko
Dengan
melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan,
dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan
untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang. Resiko
perselisihan dengan karyawan bila terjadi PHK pun dapat dihindari karena secara
hukum hal ini menjadi tanggung jawab vendor outsourcing.
6.
Meningkatkan efisiensi dan perbaikan
pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
Saat
ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu
pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan. Mereka umumnya menyadari
bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur
dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta
memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah
pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
Penyebab
Gagalnya Proyek Outsourcing
1. Kurangnya
komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek
outsourcing.
Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen
dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing,
proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang
dari strategi dan tujuan awal perusahaan.
2. Kurangnya
pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar.
Kurangnya pengetahuan akan outsourcing
secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi
sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan
gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Kurang
baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan.
Komunikasi harus dilakukan secara
efektif dan terarah agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang
dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:
a. Kekhawatiran
karyawan perusahaan akan adanya PHK.
b. Adanya
penentangan dari karyawan atau serikat pekerja.
c. Kekhawatiran
outsourcing dapat merusak budaya yang ada.
d. Kekhawatiran
akan hilangnya kendali terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.
e. Kekhawatiran
bahwa kinerja vendor dalam melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak
sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan.
4. Terburu-buru
dalam mengambil keputusan outsourcing.
Proses pengambilan keputusan untuk
outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan mempunyai metodologi
yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah menjadikan outsourcing
sebagai keputusan yang beresiko tinggi. Misalnya jika perusahaan tidak
mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah timbul
perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan outsourcing.
5. Outsourcing
dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.
Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang
kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:
a. Harapan
perusahaan terhadap vendor tidak jelas.
b. Perusahaan
tidak siap menghadapi perubahan proses.
c. Perusahaan
tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan kerja ke vendor.
d. Peran
dan tanggungjawab antara klien dan vendor yang tidak jelas.
e. Tidak
adanya dukungan internal.
f. Lemahnya
komunikasi atau manajemen internal.
g. Lemahnya
manajemen proyek, keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.
Siklus Outsourcing
Berikut adalah diagram siklus outsourcing yang sebaiknya harus anda ikuti untuk menghindari kegagalan outsourcing. Diagram ini memberikan gambaran sistemik bagaimana cara mengembangkan rencana outsourcing, mulai dari studi kelayakan hingga evaluasi vendor. Seiring dengan pengalaman, efektivitas dan efisiensi proses-proses yang terjadi didalamnya harus terus dianalisis dan diperbaiki.
Berikut adalah diagram siklus outsourcing yang sebaiknya harus anda ikuti untuk menghindari kegagalan outsourcing. Diagram ini memberikan gambaran sistemik bagaimana cara mengembangkan rencana outsourcing, mulai dari studi kelayakan hingga evaluasi vendor. Seiring dengan pengalaman, efektivitas dan efisiensi proses-proses yang terjadi didalamnya harus terus dianalisis dan diperbaiki.
Gambar 1: Siklus
Outsourcing
Referensi :